Bir yapay zekâ bilgi tabanıyla bir hafta: bir hizmet sağlayıcıda proje yöneticisinin işi nasıl değişiyor

Pazartesi: Visscher Logistiek ile başlangıç toplantısı

Saat dokuzda Sanne haftanın ilk görüşmesine katılır. Hattın diğer ucunda: Groningen merkezli orta ölçekli bir taşımacılık şirketi olan Visscher Logistiek’ten iki kişi vardır. Rota planlamalarını modernleştirmek isterler ve Buro Noord bu konuda onlara yardımcı olacaktır.

Toplantıya her zamanki gibi başlar — gündemin üzerinden geçer, beklentileri hizalar — ancak bir fark vardır. Ekranının köşesinde küçük bir simge yanıp sönmektedir: kayıt başlamıştır. Geçen aydan beri Buro Noord, proje başına yapay zekâ bilgi tabanları kullanmaktadır. Her proje, tüm konuşmaların, notların ve belgelerin saklandığı kendi ortamına sahip olur. Yapay zekâ, tüm şirketle değil, projeyle birlikte öğrenir.

Toplantı 53 dakika sürer. Sanne kâğıda aceleyle iki not alır, ama bilir: geri kalan her şey kaydedilmektedir. Toplantı bittikten on dakika sonra bir bildirim alır. Bilgi tabanı kaydı işlemiştir. Konuşmacıların otomatik olarak belirlendiği, karar noktalarının işaretlendiği ve üç önerilen takip sorusunun yer aldığı bir özet hazırdır:

• "Yeni rota planlaması hangi dış taraflara bağlı?"
• "Yıl içinde planlamanın ekstra baskı altında olduğu yoğun dönemler var mı?"
• "Visscher’de tedarikçi seçimine ilişkin nihai kararı kim veriyor?"

Soruları iletişim kişisine iletir. Yanıt bir saat içinde gelir. Sanne yanıtları bilgi tabanına yapıştırır. Tamamdır.

Bunun gibi sistemler artık Symphoria.io gibi şirketler tarafından sağlanıyor; bu şirketler, tekrar eden müşteri projeleriyle çalışan hizmet sağlayıcılara odaklanıyor. Fikir şu: tüm şirket için tek büyük bir bilgi tabanı değil, her müşteri veya proje için ayrı, izole bir ortam. Bu, her şeyi ayrı, aranabilir ve gerçekten onunla çalışan insanlar için kullanılabilir tutar.

Salı: Iwan’ın bir sorusu var

Iwan altı aydır Buro Noord’da junior danışman olarak çalışmaktadır. Başka bir müşteri için bir proje üzerinde çalışır, ancak API entegrasyonlarıyla ilgili teknik bir soruda takılır. Sanne’nin geçen yıl bir lojistik şirketi için benzer bir şey yaptığını bilir.

Eskiden bir Slack mesajı gönderir ya da kahve makinesinin yanında Sanne’ye sorardı. Şimdi sorusunu eski projenin bilgi tabanındaki arama çubuğuna yazar. Üç saniye içinde bir yanıt alır: üç ay önceki bir toplantıdan, zaman damgası ve transkriptle birlikte bir kesit. O dönemde seçtikleri tedarikçi, neden seçtikleri ve kaçındıkları tuzak.

Iwan, Sanne’ye Slack’te bir başparmak yukarı emojisi gönderir. Sanne’nin hiçbir şey yapması gerekmez.

En büyük değişim bu olabilir: normalde insanların kafasında, gelen kutularında veya unutulmuş notlarda kalacak bilgi artık aranabilir hale gelmiştir. Birinin her şeyi özenle belgelemesinden dolayı değil, belgeleme otomatik olarak gerçekleştiği için.

Çarşamba: durum güncellemesi ajanı

Sanne her Çarşamba sabahı müşterilerine bir güncelleme gönderir. Kısa, olgusal, sürprizsiz. Bunu yazmak genellikle 45 dakika ila bir saatini alır. Haftaya geri dönüp bakması, karar noktalarını kontrol etmesi, ifadeleri kurması ve yeniden yazması gerekir.

Bugün farklı bir şey dener. Visscher Logistiek bilgi tabanını açar ve "durum güncellemesi ajanı"nı etkinleştirir. Ajan, geçen haftaya ait tüm konuşmalara, belgelere ve notlara erişebilir. Ona bir talimat verir:

"Müşteri için haftalık bir güncelleme yaz. Olgusal, iş odaklı, pazarlama dili kullanmadan. En fazla 200 kelime. Ne konuşulduğunu, neye karar verildiğini ve sonraki adımların ne olduğunu belirt."

On saniye sonra taslak bir e-posta hazırdır. Sanne baştan sona okur. İki cümle biraz fazla muğlaktır. Onları düzeltir. Geri kalanı doğrudur. Gönder’e basar.

Toplam harcanan süre: iki dakika.

Bu sihir değildir. Ajan yalnızca Sanne’nin de danışacağı aynı bilgilere — toplantı özetleri, karar noktaları, aksiyon maddeleri — erişebilir; ancak sıfırdan aramak, filtrelemek veya formüle etmek zorunda değildir. Zaten mevcut olan bağlamı alır ve okunabilir bir forma sokar.

Perşembe: gizlilik sorusu

Saat iki buçukta Visscher’deki iletişim kişisi arar. Sesi biraz rahatsız gibidir.

"Sanne, toplantılarımızı kaydettiğinizi gördüm. Bu kendi başına sorun değil, ama şunu bilmek istiyorum: bunlara kim erişebiliyor? Ve ne kadar süre saklıyorsunuz?"

Sanne bunun geleceğini tahmin etmiştir. Bilgi tabanlarını kullanıma alırken Buro Noord, onay, erişim ve saklama konularını özellikle düşünmüştür. Açıklar:

• Her kayıt yalnızca tüm katılımcıların açık onayından sonra başlar.
• Bilgi tabanına yalnızca projeye dahil olan kişiler erişebilir.
• Ses kayıtları üç ay sonra otomatik olarak silinir; özetler ve transkriptler erişilebilir kalır.
• Bilgi tabanı, beklemede ve aktarım sırasında şifrelemeyle Avrupa sunucularında çalışır.

Müşteri rahatlar. Sanne ona ayrıca kısa bir yazılı teyit gönderir.

Bunun gibi sorular daha sık gündeme gelir. Ve haklı olarak. Proje başına bir yapay zekâ bilgi tabanı çok şey yapabilir, ancak yalnızca temeller düzgünse: kimin neyi görebileceği, verilerin ne kadar süre saklanacağı ve bir proje bittiğinde ne olacağı konusunda açık anlaşmalar. Bu teknik bir mesele değil, organizasyonel bir meseledir. Ve sonradan değil, önceden düzenlenmesi gerekir.

Cuma: retrospektif

Cuma öğleden sonra, saat dört. Sanne üç meslektaşıyla toplantı odasında oturur. İki haftada bir, bilgi tabanlarıyla çalışmanın nasıl gittiğine dair kısa bir retrospektif yaparlar.

İyi gidenleri gözden geçirirler:

• Durum güncellemeleri ve özetler için daha az zaman harcanıyor.
• Meslektaşlardan gelen sorulara daha hızlı yanıt veriliyor.
• "Bu yine neredeydi" konulu anlık Slack mesajları azalıyor.

Ve daha iyi olabilecekleri:

• Bazı ajanlar biraz fazla genel yanıtlar veriyor; bağlam eksik kalıyor.
• Herkes ajanı düzeltme veya yönlendirme konusunda rahat hissetmiyor.
• Bir proje sona erdiğinde bilgi tabanına ne olacağına dair hâlâ net bir süreç yok.

Sanne maddeleri not eder. Bunları gelecek hafta kullanıma almayı yöneten dahili çalışma grubuyla görüşecektir.

Toplantının sonunda hızlı bir hesap yapar. Bu hafta:

• Durum güncellemeleri yazarken 45 dakika kazandı.
• Iwan yanıtını kendi bulduğu için 30 dakika kazandı.
• Toplantı notlarını yazmak zorunda kalmadığı için 90 dakika kazandı.
• Önceki konuşmalardan bilgi aramak zorunda kalmadığı için 2 saat kazandı.

Toplam: yaklaşık altı saat.

Bu tam bir iş günü değildir, ancak anlamlı bir fark yaratmaya yeter. Dikkatini gerçekten gerektiren şeylere ayırabildiği altı saat: bir müşteriyle zor bir konuşma, bir tasarım tercihi, gerçekten özel çalışma gerektiren bir teklif.

Bunun diğer hizmet sağlayıcılar için anlamı

Sanne’nin çalışma haftası istisnai değildir. Bir gelecek senaryosu da değildir. Bu, danışmanlık firmalarında, danışmanlık hizmeti veren şirketlerde, geliştirme ekiplerinde ve tekrar eden müşteri projeleriyle çalışan diğer hizmet sağlayıcılarda şu anda yaşanıyor.

Bu yaklaşımı daha önceki "bilgiyi yakalama" girişimlerinden farklı kılanlar:

• Disiplin gerektirmez. Bilgi tabanı kendini doldurur, çünkü konuşmalar otomatik olarak işlenir.
• Değeri hemen sunar. Üç ay sonra değil, aynı hafta içinde.
• Proje bazında ölçeklenir. Tüm şirket için tek büyük, dağınık bir bilgi tabanı değil; müşteri başına küçük, odaklanmış ortamlar.

Bu, her şeyin kendiliğinden olduğu anlamına gelmez. Dikkat gerektiren üç şey vardır:

1. Onay ve iletişim

Her müşteri, konuşmaların kaydedildiğini, verilerin ne kadar süre saklandığını ve kimin erişimi olduğunu bilmelidir. Bu hukuki bir formalite değil, bir güven meselesidir. Bunu doğru ele almayan kuruluşlar müşteri kaybeder.

2. Ajanları yönlendirmek

Bir durum güncellemesinin veya özetin ilk versiyonu nadiren kusursuz olur. Ekiplerin ajanları nasıl yönlendireceklerini, düzelteceklerini ve iyileştireceklerini öğrenmeleri gerekir. Bu, "yapay zekâ halleder" yaklaşımından farklı bir zihniyet gerektirir.

3. Temizleme ve arşivleme

Projeler biter. Müşteriler ayrılır. O zaman bilgi tabanlarının kapatılması, arşivlenmesi veya silinmesi gerekir. Bunu düzenlemeyen kuruluşlar, bir yılın sonunda kimsenin artık bakmaya cesaret edemediği dağınık, başıboş ortamlar koleksiyonuyla kalır.

Pazartesiye dönüş

Pazartesi sabahı, saat dokuz. Sanne yeni bir haftaya daha başlar. Takviminde başka bir proje için bir başlangıç görüşmesi vardır. Bilgi tabanını açar, kayıt ayarlarının doğru olup olmadığını kontrol eder ve toplantıyı başlatır.

Artık bu rutin hissettirir. Heyecan verici değil, özel değil. Sadece: işler böyle yürür.

Ve bu, yeni bir çalışma biçiminin gerçekten yerleştiğinin en iyi işareti olabilir. Etkileyici olduğunda değil, kendiliğinden anlaşılır hale geldiğinde.