Isang linggo kasama ang isang AI knowledge base: paano nagbabago ang trabaho ng isang project manager sa isang tagapagbigay-serbisyo

Lunes: kick-off kasama ang Visscher Logistiek

Alas-nuwebe, sumali si Sanne sa unang tawag ng linggo. Sa kabilang dulo ng linya: dalawang tao mula sa Visscher Logistiek, isang katamtamang laking transport company mula sa Groningen. Gusto nilang gawing moderno ang kanilang route planning, at tutulungan sila ng Buro Noord na gawin iyon.

Sinimulan niya ang meeting gaya ng dati — tinatalakay ang agenda, pinagkakatugma ang mga inaasahan — ngunit may isang pagkakaiba. Sa sulok ng kanyang screen, kumikislap ang isang maliit na icon: nagsimula na ang recording. Mula noong nakaraang buwan, gumagamit ang Buro Noord ng mga AI knowledge base kada proyekto. Bawat proyekto ay may sariling environment kung saan nakaimbak ang lahat ng pag-uusap, tala, at dokumento. Natututo ang AI kasabay ng proyekto, hindi kasabay ng buong kumpanya.

Tumagal ang meeting nang 53 minuto. Gumawa si Sanne ng dalawang nagmamadaling tala sa papel, pero alam niya: nakukuha ang iba pa. Sampung minuto matapos itong matapos, nakatanggap siya ng notification. Naproseso na ng knowledge base ang recording. Handa na ang buod, awtomatikong natukoy ang mga speaker, minarkahan ang mga punto ng desisyon, at may tatlong iminungkahing follow-up na tanong:

• "Aling mga external party ang nakadepende sa bagong route planning?"
• "Mayroon bang mga peak period sa loob ng taon kung kailan mas matindi ang pressure sa planning?"
• "Sino sa Visscher ang gumagawa ng huling desisyon sa pagpili ng supplier?"

Ipinasa niya ang mga tanong sa kanyang contact person. Dumating ang sagot sa loob ng isang oras. Ipinaste ni Sanne ang mga sagot sa knowledge base. Tapos.

Ang mga ganitong system ay ibinibigay na ngayon ng mga kumpanyang tulad ng Symphoria.io, na nakatuon sa mga tagapagbigay-serbisyo na may paulit-ulit na client projects. Ang ideya: hindi isang malaking knowledge base para sa buong kumpanya, kundi isang hiwalay at isolated na environment kada client o proyekto. Pinananatili nitong magkakahiwalay, nahahanap sa search, at nagagamit ang lahat para sa mga taong talagang nagtatrabaho rito.

Martes: may tanong si Iwan

Anim na buwan nang junior consultant si Iwan sa Buro Noord. Nagtatrabaho siya sa isang proyekto para sa ibang client, pero na-stuck siya sa isang technical na tanong tungkol sa API integrations. Alam niyang may katulad na ginawa si Sanne noong nakaraang taon para sa isang logistics company.

Noon, magpapadala sana siya ng Slack message, o tatanungin si Sanne sa coffee machine. Ngayon, tina-type niya ang tanong sa search bar ng lumang project knowledge base. Sa loob ng tatlong segundo, nakakuha siya ng sagot: isang snippet mula sa meeting tatlong buwan na ang nakalipas, kasama ang timestamp at transcript. Ang supplier na pinili nila noon, ang dahilan kung bakit, at ang pitfall na naiwasan nila.

Nagpadala si Iwan kay Sanne ng thumbs-up sa Slack. Wala siyang kinailangang gawin.

Ito marahil ang pinakamalaking pagbabago: ang kaalamang karaniwang nananatili sa isip ng mga tao, inbox, o nalimutang notes ay nahahanap na ngayon sa search. Hindi dahil may isang taong masigasig na nagdodokumento ng lahat, kundi dahil awtomatikong nangyayari ang documentation.

Miyerkules: ang status update agent

Tuwing Miyerkules ng umaga, nagpapadala si Sanne ng update sa kanyang mga client. Maikli, factual, walang sorpresa. Karaniwang inaabot siya ng 45 minuto hanggang isang oras sa pagsusulat nito. Kailangan niyang balikan ang linggo, tingnan ang mga punto ng desisyon, bumuo ng pahayag, at muling magsulat.

Ngayon, sumubok siya ng iba. Binuksan niya ang Visscher Logistiek knowledge base at in-activate ang "status update agent". May access ito sa lahat ng pag-uusap, dokumento, at tala mula sa nakaraang linggo. Binigyan niya ito ng instruction:

"Sumulat ng weekly update para sa client. Factual, businesslike, walang marketing language. Maximum na 200 salita. Sabihin kung ano ang tinalakay, ano ang napagdesisyunan, at ano ang mga susunod na hakbang."

Pagkalipas ng sampung segundo, may draft email na. Binasa ito ni Sanne. Dalawang pangungusap lang ang bahagyang malabo. Inayos niya ang mga iyon. Tama ang iba. Pinindot niya ang send.

Kabuuang oras na ginugol: dalawang minuto.

Hindi ito magic. May access lang ang agent sa parehong impormasyong kokonsultahin sana ni Sanne — mga buod ng meeting, punto ng desisyon, action items — pero hindi na nito kailangang maghanap, magsala, o bumuo mula sa simula. Kinukuha nito ang context na naroon na at inilalagay ito sa isang nababasang anyo.

Huwebes: ang tanong sa privacy

Alas-dos y medya, tumawag ang contact person sa Visscher. Medyo hindi siya komportable.

"Sanne, nakita kong nire-record ninyo ang mga meeting natin. Ayos lang naman iyon, pero gusto kong malaman: sino ang may access sa mga iyon? At gaano katagal ninyo iniimbak ang mga ito?"

Inaasahan na ito ni Sanne. Nang ipakilala ang mga knowledge base, sinadya ng Buro Noord na pag-isipan nang mabuti ang consent, access, at retention. Ipinaliwanag niya:

• Nagsisimula lang ang bawat recording pagkatapos ng malinaw na consent mula sa lahat ng participant.
• Tanging mga taong kabilang sa proyekto ang may access sa knowledge base.
• Awtomatikong dine-delete ang audio pagkalipas ng tatlong buwan; nananatiling available ang mga summary at transcript.
• Tumatakbo ang knowledge base sa European servers, na may encryption habang nakaimbak at habang ipinapadala.

Napanatag ang client. Nagpadala rin si Sanne sa kanya ng maikling nakasulat na confirmation.

Mas madalas nang lumilitaw ang mga ganitong tanong. At tama lang iyon. Maraming magagawa ang isang AI knowledge base kada proyekto, pero kung maayos lang ang pundasyon: malinaw na kasunduan tungkol sa kung sino ang maaaring makakita ng ano, gaano katagal iniimbak ang data, at ano ang mangyayari kapag natapos ang proyekto. Hindi ito teknikal na isyu, kundi pang-organisasyon. At kailangan itong ayusin nang maaga, hindi pagkatapos.

Biyernes: ang retrospective

Biyernes ng hapon, alas-kuwatro. Nakaupo si Sanne kasama ang tatlong kasamahan sa meeting room. Kada dalawang linggo, gumagawa sila ng maikling retrospective kung kumusta ang pagtatrabaho gamit ang mga knowledge base.

Tinalakay nila kung ano ang naging maayos:

• Mas kaunting oras ang ginugol sa status updates at summaries.
• Mas mabilis na sagot sa mga tanong mula sa mga kasamahan.
• Mas kaunting ad hoc na Slack messages tungkol sa "saan nga ulit iyon".

At kung ano ang maaaring pagbutihin:

• May ilang agent na nagbibigay ng mga sagot na bahagyang masyadong generic; kulang ang mga ito sa context.
• Hindi lahat ay komportableng mag-correct o gumabay sa agent.
• Wala pa ring malinaw na proseso para sa kung ano ang mangyayari sa isang knowledge base kapag natapos ang proyekto.

Itinala ni Sanne ang mga punto. Tatalakayin niya ang mga ito sa susunod na linggo kasama ang internal working group na gumagabay sa rollout.

Sa dulo ng meeting, gumawa siya ng mabilis na kalkulasyon. Sa linggong ito, siya ay:

• Nakatipid ng 45 minuto sa pagsusulat ng status updates.
• Nakatipid ng 30 minuto dahil nahanap ni Iwan ang sagot niya nang mag-isa.
• Nakatipid ng 90 minuto dahil hindi niya kinailangang isulat ang meeting notes.
• Nakatipid ng 2 oras dahil hindi niya kinailangang maghanap ng impormasyon mula sa mga naunang pag-uusap.

Kabuuan: humigit-kumulang anim na oras.

Hindi iyon isang buong araw ng trabaho, pero sapat na iyon para makagawa ng malaking pagkakaiba. Anim na oras na nagamit niya sa mga bagay na talagang nangangailangan ng kanyang atensyon: isang mahirap na pag-uusap sa client, isang design choice, isang proposal na tunay na nangangailangan ng custom na trabaho.

Ano ang ibig sabihin nito para sa iba pang tagapagbigay-serbisyo

Hindi pambihira ang linggo ng trabaho ni Sanne. Hindi rin ito senaryo sa hinaharap. Nangyayari na ito ngayon, sa consultancy firms, advisory firms, development teams, at iba pang tagapagbigay-serbisyo na nagtatrabaho sa paulit-ulit na client projects.

Ang nagpapaiba sa approach na ito mula sa mga naunang pagtatangkang "maitala ang kaalaman":

• Hindi ito nangangailangan ng disiplina. Napupuno ang knowledge base nang kusa dahil awtomatikong pinoproseso ang mga pag-uusap.
• Agad itong naghahatid ng value. Hindi sa loob ng tatlong buwan, kundi sa parehong linggo.
• Nag-i-scale ito kada proyekto. Hindi isang malaki at magulong knowledge base para sa buong kumpanya, kundi maliliit at nakatuong environment kada client.

Hindi ibig sabihin nito na nangyayari ito nang kusa. May tatlong bagay na talagang nangangailangan ng atensyon:

1. Consent at komunikasyon

Kailangang malaman ng bawat client na nire-record ang mga pag-uusap, gaano katagal iniimbak ang data, at sino ang may access. Hindi ito legal formality, kundi usapin ng tiwala. Nawawalan ng clients ang mga organisasyong hindi ito hinahawakan nang maayos.

2. Paggabay sa mga agent

Bihirang maging perpekto ang unang bersyon ng status update o summary. Kailangang matutunan ng mga team kung paano gabayan, itama, at pinuhin ang mga agent. Nangangailangan ito ng ibang mindset kaysa sa "ang AI na ang bahala".

3. Paglilinis at pag-archive

Natatapos ang mga proyekto. Umaalis ang mga client. Pagkatapos, kailangang isara, i-archive, o i-delete ang mga knowledge base. Ang mga organisasyong hindi ito inaayos ay nauuwi pagkalipas ng isang taon sa magulong koleksyon ng mga nakalutang na environment na wala nang naglalakas-loob tingnan.

Balik sa Lunes

Lunes ng umaga, alas-nuwebe. Nagsisimula si Sanne ng isa pang bagong linggo. May kick-off call sa kanyang calendar, para sa isa pang proyekto. Binubuksan niya ang knowledge base, tinitingnan kung tama ang recording settings, at sinisimulan ang meeting.

Ngayon, routine na ang pakiramdam nito. Hindi exciting, hindi espesyal. Ganito lang talaga ito gumagana.

At maaaring iyon ang pinakamagandang palatandaan na tunay nang nakarating ang isang bagong paraan ng pagtatrabaho. Hindi kapag kahanga-hanga ito, kundi kapag nagiging natural na bahagi na ito ng trabaho.