DI žinių bazės kiekvienam projektui: kaip DI pagaliau pradeda suprasti jūsų verslą

Bendrinis DI žino viską, kas yra internete, bet nieko apie jūsų verslą. ChatGPT nežino kliento, projekto, pasiūlymo ar pokalbio, kurį turėjote praėjusią savaitę. Paslaugų verslui tai ir yra problema: vertė slypi būtent tame kontekste. DI žinių bazė kiekvienam projektui tai išsprendžia suteikdama kiekvienam klientui, atvejui ar užduočiai nuosavą, griežtai atskirtą DI — maitinamą jūsų dokumentais, el. laiškais ir pokalbių įrašais bei jų transkripcijomis.

Tokios platformos kaip Symphoria dabar daro tai prieinama: nebereikia mėnesius trunkančio diegimo projekto, kad DI iš tiesų taptų produktyvus projekto lygmeniu. Šiame straipsnyje aptarsime, kas yra DI žinių bazė kiekvienam projektui, kokias galimybes ji atveria (pokalbiai, promptai, agentai, automatiniai pokalbių įrašai) ir nuo ko paslaugų teikėjas gali pradėti jau rytoj.

Kas yra DI žinių bazė kiekvienam projektui?

DI žinių bazė kiekvienam projektui yra apsaugotas žinių rinkinys — dokumentai, pastabos, el. laiškai, pokalbių įrašai, sutartiniai priedai — prie kurio kalbos modelis gali prieiti atsakydamas į klausimus apie konkretų projektą. Tai nėra viena didelė saugykla, kurioje sudėta viskas iš visos įmonės, o sąmoningai atskirti krepšeliai kiekvienam klientui, projektui ar atvejui.

Tas atskyrimas nėra smulkmena; tai esmė. Jis suteikia:

• Jokio duomenų susimaišymo. Klientas A niekada nemato informacijos iš kliento B bylos. Tai būtina konsultavime, teisėje, apskaitoje, sveikatos priežiūroje ir bet kuriame kitame sektoriuje, kuriame konfidencialumą apibrėžia sutartis arba įstatymas.
• Tikslesnius atsakymus. Kuo siauresnis ir aktualesnis kontekstas, tuo mažiau triukšmo. DI, kuris žino tik jūsų 40 projekto dokumentų, pateikia tikslesnius atsakymus nei DI, turintis ieškoti tarp 40 000 dokumentų visoje įmonėje.
• Pritaikytas teises. Kiekvienai žinių bazei galite nustatyti, kas gali skaityti, rašyti, kalbėtis ar naudoti agentus. Jaunesnysis konsultantas mato kitus dalykus nei partneris, kuriam tenka galutinė atsakomybė.
• Atsakymus su šaltiniais. Kiekvieną teiginį galima atsekti iki konkretaus dokumento, el. laiško ar pokalbio žinių bazėje. Jokios juodosios dėžės, jokio „tiesiog pasitikėkite manimi“.

Kitaip tariant: vietoj vieno bendro asistento, stebinčio iš tolo, gaunate DI kolegą kiekvienam projektui, kuris tiesiogine prasme perskaitė bylą.

Pokalbiai, kurie automatiškai patenka į žinių bazę

Didžiausias informacijos nutekėjimas paslaugų teikėjų darbe vyksta ne dokumentuose, o pokalbiuose. Pirminiai susitikimai, klientų skambučiai, valdymo komitetai, idėjų generavimo sesijos, žinių perdavimai: didžioji dalis niekada nėra tinkamai užfiksuojama. Tai, kas buvo nuspręsta, lieka kažkieno galvoje arba pusėje eilutės užrašų programėlėje.

Todėl moderni DI žinių bazė tiesiogiai su projektu sujungia balso įrašymo įrankį. Modelis vis dažniau atrodo taip:

1. Įrašote pokalbį (tiesiogiai arba įkeliate jau turimą įrašą).
2. DI automatiškai jį transkribuoja, atpažįsta kalbėtojus ir parengia santrauką su veiksmo punktais.
3. Visas tekstas — ieškomas iki sakinio lygmens — tiesiogiai patalpinamas į tinkamą projekto žinių bazę.
4. Nuo tos akimirkos tas pokalbis tampa „žiniomis“: galite su juo kalbėtis, įtraukti jį į pasiūlymus ir jungti su kitais šaltiniais.

Paslaugų verslui tai pakeičia susitikimo ekonomiką. Vienas kliento pokalbis sukuria ne tik susitikimo užrašus, bet ir įvestį pasiūlymui, projekto planui, rizikos vertinimui ir naujo prisijungiančio kolegos įvedimui. Nebelieka „pirmiausia turiu į tai įsigilinti, perskambinsiu“ — viskas yra žinių bazėje.

Pokalbis su žinių baze: nuo paieškos prie atsakymo

Kai projekto duomenys jau yra žinių bazėje, pokalbis didžiąja dalimi pakeičia tradicinę paiešką. Užuot ieškoję Drive, el. pašte ar DMS ir patys dėlioję aktualius sakinius, užduodate tokius klausimus:

• „Ką susitarėme su klientu X dėl apimties ir papildomų darbų?“
• „Apibendrink paskutinius tris valdymo komiteto susitikimus, įskaitant neįvykdytus veiksmo punktus.“
• „Kokį metodą anksčiau taikėme panašiam migracijos projektui?“
• „Ką tiksliai klientas pasakė apie biudžetą ir terminą praėjusio antradienio pirminiame pokalbyje?“

Skirtumas nuo bendrinio pokalbių roboto slypi atsakymuose: jie grįžta su nuorodomis į šaltinius. Matote, iš kurio dokumento, el. laiško ar pokalbio fragmento atsakymas paimtas. Dėl to DI tampa tinkamas žmonėms, kurie negali dirbti vien intuicija — teisininkams, konsultantams, kontrolieriams, projektų vadovams.

Promptai ir agentai: nuo vienkartinių klausimų prie kartojamų darbo eigų

Pokalbis naudingas vienkartiniams klausimams. Pasikartojančiam darbui verta tas žinias užfiksuoti promptuose ir agentuose:

• Promptai yra fiksuoti receptai: šablonas, kuris iš jūsų žinių bazės ištraukia konkretų rezultatą. „Sukurk savaitinę būsenos ataskaitą klientui“ arba „Parenk pasiūlymo juodraštį pagal šį pirminį pokalbį ir tris labiausiai panašius ankstesnius mūsų pasiūlymus“. Visi komandos nariai spaudžia tą patį mygtuką ir gauna tą pačią kokybę.
• Agentai žengia dar vienu žingsniu toliau: jie savarankiškai atlieka kelių žingsnių užduotis žinių bazės ribose. Įvedimo agentas perskaito visą projekto bylą, parengia instruktažą naujam kolegai ir išvardija atvirus klausimus. Konkurso agentas peržiūri RFP, palygina klausimus su ankstesniais pasiūlymais ir pateikia pirmą juodraštį su šaltinių nuorodomis prie kiekvienos pastraipos.

Esmė ta, kad promptai ir agentai veikia žinių bazės sienų viduje. Jie nespėlioja ir laisvai neimprovizuoja — jie remiasi jūsų pačių žiniomis. Būtent tai lemia skirtumą tarp „gražios demonstracijos“ ir „to, ką drįstumėte paleisti į produkciją“.

Panaudojimo atvejai paslaugų verslui

DI žinių bazė kiekvienam projektui gali skambėti abstrakčiai, bet pritaikymai labai konkretūs. Paslaugų teikėjams dažniausiai pasikartojantys modeliai:

• Pardavimai ir pasiūlymai. Nuo pirminio pokalbio iki pasiūlymo juodraščio vienoje tėkmėje, remiantis ankstesniais pasiūlymais, kainoraščiais ir atvejais.
• Projektų ir programų valdymas. Automatiškai generuojamos būsenos ataskaitos, rizikų apžvalgos ir pasirengimas valdymo komitetams iš gyvų dokumentų ir susitikimų.
• Konkursai ir RFP. Ankstesnių atsakymų, sertifikatų ir projektinės patirties pakartotinis naudojimas, užuot kiekvieną kartą kūrus viską iš naujo.
• Klientų aptarnavimas ir paskyrų valdymas. Atsakymai į klientų klausimus, pagrįsti tikslia ištrauka iš vadovo, sutarties ar ankstesnio bilieto.
• HR ir vidinės žinios. Politikos, procedūros ir darbo sąlygos tampa ieškomos per pokalbį, o ne išsibarsčiusios PDF ir intraneto puslapiuose.
• Įvedimas į darbą. Nauji kolegos gauna prieigą prie projekto žinių bazės ir gali klausti bet ko — nebereikia savaičių „šešėliavimo“, kol jie tampa produktyvūs.
• Žinių išlaikymas darbuotojų kaitos metu. Tai, kas anksčiau išeidavo kartu su žmogumi iš jo galvos, dabar lieka projekto žinių bazėje — įskaitant pokalbius, kuriuose buvo sukurtas kontekstas.

Bendra gija: laikas, kuris dabar skiriamas paieškai, kartojimui ir aiškinimui, grįžta į tikrą darbą klientui.

Produkcijai parengtas lygis: DI su programinės įrangos disciplina

Kiekvienas, rimtai naudojantis DI, greitai supranta, kad įspūdinga demonstracija nėra tas pats, kas veikianti sistema. Todėl DI žinių bazės platforma paslaugų teikėjams turi turėti tas pačias savybes kaip brandi programinė įranga:

• Nuspėjamas elgesys. Darbo eigos su aiškiais žingsniais vietoj laisvos formos promptų, kad sistema rytoj vis dar darytų tai, ką daro šiandien.
• Versijavimas ir grąžinimas atgal. Kiekvieną promptą, eigą ir politiką galima versijuoti, testuoti staging aplinkoje ir per kelias sekundes grąžinti į ankstesnę būseną.
• Stebimumas. Kiekvienas iškvietimas, sprendimas ir šaltinis gali būti registruojamas. Vėlinimas, kokybė ir atsakymų kilmė yra išmatuojami.
• Valdymas ir apsauginės ribos. Kas gali užklausinėti kurią žinių bazę, naudoti kurį modelį, dalytis kuriais duomenimis? Tai turi būti įtvirtinta politikose, ne geranoriškume — su RBAC, turinio filtrais ir audito žurnalais.
• Modelių nepriklausomumas. Rinkitės GPT, Claude, Gemini arba privatų modelį kiekvienam projektui, neperstatydami visos likusios sąrankos.
• Kaštų kontrolė. Realaus laiko įžvalgos apie tokenų naudojimą ir kaštus pagal projektą, klientą ar komandą, su biudžeto įspėjimais, kad nebūtų netikėtumų.
• Talpinimas ir atitiktis. Nyderlandų debesis, ISO 27001, GDPR maršrutas ES viduje arba zero-retention maršrutas su amerikietiškais modeliais — priklausomai nuo to, ko reikalauja projektas.

Vadovybei ir IT lyderiams tai yra kriterijai, lemiantys, ar DI pereis iš piloto į produkciją. DI žinių bazė be tokio pagrindo lieka izoliuotuose eksperimentuose; su tokiu pagrindu ji tampa įprasta jūsų operacijų dalimi.

Kaip pradėti rytoj?

Dabartinės kartos platformų pranašumas tas, kad nereikia laukti didelės programos. Veiksmingas kelias paslaugų verslui:

1. Pasirinkite vieną projektą arba klientą, nuo kurio pradėsite. Pageidautina tokį, kuriame daug dokumentų ir reguliarūs susitikimai.
2. Sukurkite vieną žinių bazę ir papildykite ją esamais dokumentais, el. korespondencija ir, jei yra, naujausiais pokalbių įrašais.
3. Pradėkite nuo pokalbio. Tegul projekto komanda savaitę užduoda klausimus žinių bazei, užuot ieškojusi. Surinkite, kas veikia gerai, o kas ne.
4. Užfiksuokite pasikartojančius modelius promptuose. Fiksuotas šablonas savaitinei būsenos ataskaitai, pasiūlymo juodraščiui, rizikų apžvalgai.
5. Pridėkite agentus ten, kur darbas kartojasi. Įvedimo instruktažai, pirmieji RFP juodraščiai, susitikimų santraukos.
6. Plėskite į daugiau projektų tik tada, kai pirmoji žinių bazė jau turi savo ritmą. Tada sąranka natūraliai persikelia į kitus projektus, klientus ar atvejus.

Jei norite pamatyti, kaip tai atrodo praktiškai, Symphoria yra geras atspirties taškas: DI žinių bazių platforma su balso įrašymo įrankiu, pokalbiais, promptais ir agentais, sukurta būtent tokio tipo įmonėms ir diegiama per Nyderlandų įgyvendinimo partnerį. Pradėkite mažai, nuo vieno projekto, ir tada žiūrėkite, kas pasirodo esą keičiama mastu.

Išvada

DI iš tiesų tampa protingas verslo atžvilgiu tik tada, kai žino jūsų kontekstą. Ne „visas visos jūsų organizacijos žinias“, o tinkamą kontekstą kiekvienam projektui, klientui ar atvejui — griežtai atskirtą, su šaltiniais ir su valdymu, kurio turėtumėte tikėtis iš rimtos programinės įrangos. Paslaugų teikėjams tai yra skirtumas tarp malonaus pokalbių roboto ir DI sluoksnio, kuris struktūriškai greičiau ir geriau kuria pasiūlymus, ataskaitas ir išlaiko žinias.

Technologija parengta, platformos jau čia, ir norint pradėti nebereikia prisirišti prie vieno tiekėjo ekosistemos. Klausimas nebėra, ar DI gali būti naudingas jūsų paslaugoms, o kuris projektas pirmasis gaus savo žinių bazę.